Surat singkat yang berisi perintah, kebijakan, dan info lainnya yang biasa digunakan untuk pemberitahuan dari atasan kepada bawahannya disebut dengan memo. Selain bersifat resmi, ada juga yang tidak resmi yang biasa Anda gunakan untuk menyampaikan pesan kepada teman, keluarga, dan sebagainya. Cara membuat memo yang baik dan benar pada dasarnya bergantung pada sifatnya. Bila dibuat untuk kepentingan formal, harus ada alamat yang dituju, penerima, dan tanggal lalu bagian badan. Bahasanya harus singkat, jelas, serta tidak bertele-tele.
Pastinya Anda pernah mendapatkan selembar kertas yang ditempel pada kulkas ataupun pintu yang berisi info singkat. Pemberitahuan tersebut termasuk dalam bentuk memorandum tidak formal. Untuk keperluan perusahaan, memo ini cukup sering dipakai untuk memberikan perintah baik yang ditujukan untuk semua karyawan maupun satu orang saja secara spesifik. Tindak lanjutnya ada yang harus segera dilakukan bergantung pada isinya. Adapun cara membuat memo yang baik dan benar sesuai dengan tahapan yang sudah diatur adalah sebagai berikut
Cara Membuat Memo
1. Menuliskan kata memorandum
Cara membuat memo yang baik dan benar adalah membuat bagian kepala. Yang pertama harus Anda lakukan adalah menuliskan kata Memo atau Memorandum baik menggunakan huruf kapital semua maupun tidak. Tulisan ini berfungsi sebagai judul dan wajib ada di memo resmi. Sementara untuk pesan yang tidak resmi boleh ditambahkan atau tidak.
2. Penerima memo
Anda harus menuliskan pesan ini ditujukan kepada siapa agar tidak terjadi kesalahpahaman. Memo dapat diperuntukkan untuk kelompok tertentu atau perseorangan. Cara membuat memo yang baik dan benar dapat dengan menambahkan CC (Courtesy Copy) sebagai pihak yang akan memperoleh salinan. Tulisannya juga harus formal lengkap dengan jabatan bila dipergunakan untuk keperluan resmi.
3. Pengirim memo
Setelah menuliskan kepada siapa yang dituju selanjutnya Anda harus menambahkan nama pengirim disertai dengan jabatannya untuk memo formal. Ini untuk memperjelas siapa yang membuat surat singkat tersebut agar pesan tersampaikan dengan baik. Untuk memorandum tidak resmi cukup tuliskan nama panggilan saja.
4. Perihal
Untuk melengkapi cara membuat memo yang baik dan benar mudah dipahami yaitu dengan menuliskan perihal. Bagian ini menjelaskan tentang isi yang akan dibahas. Sebaiknya gunakan kata yang lengkap, jangan terlalu singkat karena akan menimbulkan kesalahpahaman serta supaya penerima mengetahui pesan yang diberikan.
5. Badan memo
Ini menjadi bagian terpenting dari memorandum. Isinya harus singkat, padat, dan jelas. Penerima harus paham info yang diberikan. Karena kalimat yang digunakan cukup pendek, sebaiknya bila kurang mengerti tanyakan langsung kepada pengirimnya agar bisa ditindaklanjuti dengan segera.
6. Tanggal dan tanda tangan
Pada bagian akhir sebuah memo tambahkan tanggal saat dibuat dan juga bubuhkan tanda tangan dibawahnya. Tulis juga nama terang pengirim lengkap dengan gelarnya jika itu untuk keperluan resmi. Sedangkan pesan yang tidak formal cukup berikan nama pembuat memo tanpa perlu tanda tangan.
Contoh Memo
Dari : Kepala Sekolah
Kepada : Wakil Kepala Sekolah
SURAT MEMO
Pak Wakepsek tolong disiapkan laporan daftar hadir,nilai dan siswa yang bermasalah. Untuk bahan rapat pada tanggal 07 Maret 2023
Bogor, 07 Maret 2023
Baim Muhammad
Sebuah memorandum dikatakan sesuai dengan aturan jika terdiri dari bagian kepala dan badan. Cara membuat memo yang baik dan benar adalah sesuai dengan urutan yang dituliskan diatas. Meskipun menggunakan kalimat yang singkat, pesannya harus jelas agar informasi bisa tersampaikan kepada pihak yang dituju. Metode penyampaian ini cukup efektif sebab mudah dibuat dan hanya membutuhkan secarik kertas saja. Info yang ditulis harus padat dan tepat sasaran supaya tidak menimbulkan makna ganda. Itulah informasi mengenai Cara Membuat Memo Dan Contoh Memo Yang Benar
Post a Comment for "Cara Membuat Memo Dan Contohnya "